私の仕事のやり方は、以下である。
- タスクを洗い出す
- 優先順位をつける
- 今日やる、明日やる、来週やるなど
- やる
で、仕事をしていく中で、どうしても突発的なものが入ってくる。
突発的なものは、たいていが優先順位が高いものだ。
その結果、2の優先順位をつけるで”今日やる”予定だったものの中から、取りこぼしが出る。
日々を追うごとに、ずれ込むものが出てくるので、どこかで巻き返しを図る必要が出てくる。
その内、巻き返しをしようとしても、さらに取りこぼしが起き、結果プロジェクトが遅れる。
この悪循環を繰り返している。
この現象が起きる要因は、以下だと思われる。
- 仕事の効率が悪い。仕事が遅い。
- 業務過多
1の仕事の効率が悪い、仕事が遅いについて
思い返してみると、私は仕事の振り返りをほとんどしない。
この仕事に対して、どの程度の時間がかかるというものの物差しを持っていなく、感覚的に大体このくらいといった感じで、とらえている。
ということは、この業務に対して、完了時間を把握していないことであるから、”今日やる”タスクに入れているのは、”今日できる”ではなく”今日やらなくてはならない”になっていること。
さらに、人から仕事の依頼があったとき。例えば「〇〇お願いしたいんだけど、いつできる？」といった場合、自分の感覚で返答しているということだ。
つまり、できると思っていた仕事が見込み違いで出来ない、になっていることが多々あるのではないか？
本当に今気づいた。。
ということで、明日から仕事にとりかかる前に、業務ひとつずつ完了予定時間もタスクに入れ、実際にかかった時間を計ってみることにする。
想定時間と実際掛かった時間を比較し、その差を埋め想定時間の精度が上がっていけば、おのずとタスクの精度も上がるはず。
2.業務過多
こういうことは日本人は特に自分から言いにくいことではあると思うが、私の業務量は確かに多い。
よく上司にも言っているが、やらないことを決めるべきだと思う。
何をもってやらないか、これは単純に利益にならないを一つの指標にすれば、振り分けられるはず。
利益にならないからと言って、利益率が低いものをすべてやめるといえば、そうではない。
利益が低くても、プロジェクトを始めてどのくらい経過しているか、はたまた会社としてそのプロジェクトは利益ではなくブランディングとして考えるなど、一概に利益だけでは判断はできないと思う。
それでも、これ以上続けても広がらないものも、中にはある。
そのプロジェクトの整理、棚卸を決めておくだけでもよい。話し合うだけでも。
まずは意識として社員が共有認識として持っておく。
このことが非常に大事だと思う。
日々情報が増え、新しいビジネスも生まれる。その際に選択、どれを優先すべきかという考えを社員は各自持っておくべきである。それでも立場的に優先順位が異なることもあるが、それこそ組織で様々な立場により激しくぶつかることもあると思う。
そんな中での一つの指標は、会社の方針、部門の方針、そして個々の方針。
予算策定や個人目標を年度ごとに立てるのは、この指標となるためのひとつ。
それぞれ明確になっていれば、どれを優先すべきか？との問いに対して、社員、会社それぞれ明確に答えることができる、納得もするはずだと思う。